Dữ liệu sản phẩm cần chuẩn hóa những thông tin nào?

Trong hoạt động kinh doanh truyền thống, nhân viên có thể trực tiếp giới thiệu, giải thích và đưa sản phẩm cho khách hàng kiểm tra. Trên môi trường số, phần lớn quá trình tìm hiểu lại phụ thuộc vào dữ liệu được đăng tải.

Tên sản phẩm, hình ảnh, mã hàng, thông số, quy cách và nội dung mô tả là những yếu tố giúp khách hàng hiểu sản phẩm trước khi liên hệ hoặc đặt mua.

Nếu dữ liệu thiếu chính xác, trình bày không đồng nhất hoặc không được cập nhật, doanh nghiệp có thể gặp nhiều vấn đề như:

• Khách hàng không tìm thấy đúng sản phẩm.

• Nhân viên tư vấn báo sai thông tin.

• Đơn hàng bị nhầm mã hoặc nhầm phân loại.

• Nội dung giữa website và sàn thương mại điện tử không giống nhau.

• Khó kiểm soát tồn kho.

• Mất nhiều thời gian chỉnh sửa khi mở rộng kênh bán hàng.

• Khách hàng khiếu nại vì sản phẩm thực tế khác với thông tin đăng tải.

Chuẩn hóa dữ liệu sản phẩm không chỉ phục vụ việc đăng bài. Đây còn là nền tảng để doanh nghiệp quản lý hàng hóa, vận hành bán hàng và phát triển trên nhiều kênh.

Thống nhất cách đặt tên sản phẩm

Tên sản phẩm là thông tin đầu tiên khách hàng nhìn thấy và cũng là dữ liệu thường được sử dụng để tìm kiếm.

Một tên sản phẩm tốt cần thể hiện được những thông tin quan trọng nhất, chẳng hạn:

• Loại sản phẩm.

• Thương hiệu.

• Mã sản phẩm hoặc model.

• Kích thước, công suất hoặc thông số chính.

• Đặc điểm phân biệt nếu cần thiết.

Doanh nghiệp có thể áp dụng cấu trúc:

Tên sản phẩm + Thương hiệu + Model + Thông số quan trọng

Ví dụ:

• Máy khoan động lực Bosch GSB 13 RE 650W.

• Tua vít bake PH3 Total THT26PH3150 8x150mm.

• Quạt thông gió Panasonic FV-20AL9 20cm.

• Ống nước PVC Bình Minh phi 21.

• Đèn LED âm trần MPE RPL2 9W.

Không nên đặt tên quá ngắn như “Máy khoan Bosch” vì khách hàng không thể phân biệt giữa nhiều model khác nhau.

Ngược lại, cũng không nên đưa quá nhiều nội dung quảng cáo vào tên sản phẩm, chẳng hạn như “chính hãng giá tốt chất lượng cao giao nhanh”. Những thông tin này làm tên sản phẩm dài, khó quản lý và thiếu tính nhất quán.

Chuẩn hóa thương hiệu và nhà sản xuất

Tên thương hiệu cần được viết thống nhất trên toàn bộ hệ thống.

Doanh nghiệp nên xác định một tên chuẩn cho mỗi thương hiệu và sử dụng giống nhau ở:

• Tên sản phẩm.

• Thông tin chi tiết.

• Bộ lọc thương hiệu.

• Tag sản phẩm.

• Dữ liệu kho.

• Hóa đơn và báo giá.

• Website và các sàn thương mại điện tử.

Không nên sử dụng nhiều cách viết khác nhau cho cùng một thương hiệu, chẳng hạn viết hoa toàn bộ ở sản phẩm này nhưng viết thường hoặc thêm ký tự ở sản phẩm khác.

Đối với thương hiệu có tên tiếng Anh, tên viết tắt hoặc tên giao dịch tại Việt Nam, doanh nghiệp cần lựa chọn cách gọi phổ biến và chính xác nhất.

Ngoài thương hiệu, có thể bổ sung:

• Tên nhà sản xuất.

• Quốc gia thương hiệu.

• Quốc gia sản xuất.

• Đơn vị nhập khẩu hoặc phân phối khi cần thiết.

Các thông tin này phải được kiểm tra dựa trên tài liệu sản phẩm, bao bì hoặc nguồn chính thức.

Xác định mã sản phẩm và mã quản lý nội bộ

Mã sản phẩm giúp doanh nghiệp phân biệt chính xác giữa các mặt hàng có tên hoặc hình thức gần giống nhau.

Dữ liệu nên tách riêng:

Mã sản phẩm của nhà sản xuất

Đây là model, mã catalogue hoặc mã hàng được thương hiệu công bố.

Mã quản lý nội bộ

Đây là mã do doanh nghiệp tự thiết lập để quản lý kho, bán hàng và kế toán.

Mã vạch

Có thể là mã EAN, UPC hoặc loại mã nhận diện khác được in trên bao bì.

Mỗi mã cần được lưu trong một trường riêng, không nên ghép tất cả vào phần tên sản phẩm.

Doanh nghiệp cũng cần quy định rõ:

• Mã có phân biệt chữ hoa và chữ thường hay không.

• Có sử dụng dấu cách hoặc dấu gạch ngang không.

• Cách đặt mã cho sản phẩm chưa có model.

• Cách đặt mã cho từng phiên bản.

• Quy trình xử lý khi nhà sản xuất thay đổi mã hàng.

Việc quản lý mã rõ ràng giúp hạn chế giao nhầm hàng và thuận tiện khi tra cứu thông tin.

Phân loại sản phẩm đúng cấu trúc

Mỗi sản phẩm cần được đưa vào đúng nhóm để khách hàng dễ tìm kiếm và doanh nghiệp dễ quản lý.

Hệ thống phân loại có thể gồm nhiều cấp:

• Ngành hàng.

• Nhóm sản phẩm chính.

• Nhóm sản phẩm con.

• Loại sản phẩm.

• Thương hiệu.

• Công dụng.

• Đối tượng sử dụng.

Ví dụ, một sản phẩm máy khoan có thể được tổ chức theo cấu trúc:

Dụng cụ và thiết bị → Máy cầm tay → Máy khoan → Máy khoan động lực

Việc phân loại cần dựa trên đặc điểm thực tế của sản phẩm, không nên đưa một mặt hàng vào quá nhiều nhóm không liên quan chỉ để tăng khả năng xuất hiện.

Tên các nhóm cũng cần được thống nhất. Không nên cùng lúc sử dụng nhiều cách gọi như “tua vít”, “tuốc nơ vít” và “vít cầm tay” nếu chúng đang chỉ cùng một nhóm sản phẩm.

Quản lý biến thể và phân loại bán hàng

Một dòng sản phẩm có thể có nhiều phiên bản khác nhau về:

• Kích thước.

• Màu sắc.

• Công suất.

• Điện áp.

• Đường kính.

• Chiều dài.

• Dung tích.

• Số lượng trong bộ.

• Chất liệu.

• Kiểu hoàn thiện.

Những phiên bản này cần được quản lý thành các biến thể rõ ràng thay vì tạo nhiều sản phẩm riêng lẻ không có mối liên hệ.

Ví dụ, một dòng đèn LED có các mức công suất 6W, 9W, 12W và 18W thì “Công suất” có thể được sử dụng làm tên phân loại.

Tuy nhiên, phân loại chỉ nên áp dụng khi các model thuộc cùng một dòng sản phẩm và có đặc điểm chung rõ ràng.

Mỗi biến thể cần có dữ liệu riêng như:

• Mã sản phẩm.

• Mã kho.

• Hình ảnh.

• Thông số.

• Trọng lượng.

• Tình trạng hàng.

• Quy cách đóng gói.

Không nên để khách hàng chọn một biến thể nhưng hình ảnh và thông tin hiển thị lại thuộc phiên bản khác.

Chuẩn hóa thông số kỹ thuật

Thông số kỹ thuật là phần quan trọng đối với những sản phẩm như thiết bị điện, vật tư xây dựng, máy móc, phụ kiện, đồ gia dụng và linh kiện.

Các trường thông số cần được xây dựng phù hợp với từng nhóm sản phẩm.

Ví dụ, máy khoan có thể cần:

• Công suất.

• Điện áp.

• Tốc độ không tải.

• Khả năng khoan.

• Loại đầu cặp.

• Trọng lượng.

• Kích thước máy.

Đèn LED có thể cần:

• Công suất.

• Điện áp.

• Quang thông.

• Nhiệt độ màu.

• Chỉ số hoàn màu.

• Kích thước.

• Kiểu lắp đặt.

Ống nước có thể cần:

• Đường kính.

• Độ dày.

• Chiều dài.

• Vật liệu.

• Áp suất làm việc.

• Tiêu chuẩn sản xuất.

Doanh nghiệp không nên sử dụng một bảng thông số chung cho tất cả sản phẩm. Mỗi nhóm cần có bộ trường dữ liệu phù hợp để thuận tiện cho việc so sánh và lọc sản phẩm.

Thống nhất đơn vị đo lường

Đơn vị đo cần được quy định thống nhất trong toàn bộ hệ thống.

Ví dụ:

• Kích thước sử dụng mm, cm hoặc m.

• Công suất sử dụng W hoặc kW.

• Điện áp sử dụng V.

• Trọng lượng sử dụng g hoặc kg.

• Dung tích sử dụng ml hoặc lít.

• Áp suất sử dụng bar, MPa hoặc đơn vị phù hợp.

• Đường kính cần ghi rõ mm hoặc phi theo quy ước.

Không nên để cùng một loại thông số nhưng sản phẩm này sử dụng centimet, sản phẩm khác sử dụng milimet mà không có quy tắc chuyển đổi.

Các số liệu cũng cần được trình bày nhất quán, chẳng hạn:

• 1,5 kg hay 1.5 kg.

• 20 mm hay Ø20 mm.

• 220–240V hay 220 - 240 V.

Việc thống nhất đơn vị giúp doanh nghiệp dễ so sánh, lọc dữ liệu và hạn chế hiểu nhầm.

Mô tả rõ công dụng và phạm vi sử dụng

Thông số kỹ thuật cho biết sản phẩm có đặc điểm gì, nhưng khách hàng còn cần hiểu sản phẩm dùng để làm gì.

Nội dung công dụng nên trả lời:

• Sản phẩm phục vụ nhu cầu nào?

• Phù hợp với đối tượng nào?

• Có thể sử dụng trong môi trường nào?

• Có giới hạn sử dụng gì?

• Có phù hợp với công việc chuyên nghiệp hay gia đình?

• Sử dụng trong nhà hay ngoài trời?

• Có tương thích với thiết bị nào?

Nội dung cần cụ thể và đúng với tài liệu sản phẩm.

Không nên mở rộng công dụng quá mức chỉ để tăng khả năng bán hàng. Việc tư vấn sai phạm vi sử dụng có thể làm sản phẩm nhanh hư hỏng hoặc gây rủi ro trong quá trình vận hành.

Chuẩn hóa chất liệu và màu hoàn thiện

Chất liệu và màu sắc là những thông tin dễ bị mô tả không đồng nhất.

Ví dụ, cùng một chất liệu có thể được ghi thành:

• Inox 304.

• Thép không gỉ 304.

• INOX SUS 304.

• Thép inox.

Doanh nghiệp nên lựa chọn một cách ghi chuẩn và áp dụng xuyên suốt.

Màu sắc cũng cần phân biệt giữa:

• Màu vật liệu.

• Màu sơn.

• Màu xi mạ.

• Kiểu bề mặt.

• Màu ánh sáng.

Ví dụ, đen mờ và đen bóng phải được xem là hai kiểu hoàn thiện khác nhau. Màu ánh sáng trắng, trung tính và vàng không nên được nhập chung với màu vỏ sản phẩm.

Doanh nghiệp có thể tạo danh sách giá trị chuẩn để nhân viên lựa chọn thay vì nhập tự do.

Ghi rõ kích thước sản phẩm

Kích thước cần được thể hiện theo một thứ tự thống nhất, chẳng hạn:

Dài × Rộng × Cao

Hoặc:

Đường kính × Chiều dài

Nếu sản phẩm có nhiều phần, cần ghi rõ kích thước nào đang được đề cập:

• Kích thước sản phẩm.

• Kích thước lắp đặt.

• Kích thước khoét lỗ.

• Kích thước bao bì.

• Khoảng cách tâm.

• Chiều dài dây hoặc ống.

• Kích thước đầu nối.

Không nên chỉ ghi một dãy số như “200x150x50” mà không có đơn vị hoặc giải thích thứ tự.

Đối với sản phẩm cần lắp đặt, bản vẽ kích thước hoặc hình chú thích kỹ thuật có thể giúp khách hàng kiểm tra khả năng tương thích trước khi mua.

Chuẩn hóa quy cách đóng gói

Quy cách đóng gói ảnh hưởng trực tiếp đến việc báo giá, quản lý kho, vận chuyển và giao hàng.

Dữ liệu có thể bao gồm:

• Đơn vị bán.

• Số lượng trong hộp.

• Số hộp trong thùng.

• Chiều dài mỗi cuộn.

• Trọng lượng mỗi bao.

• Số chi tiết trong bộ.

• Kích thước kiện hàng.

• Trọng lượng đóng gói.

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa:

• Một sản phẩm.

• Một bộ.

• Một hộp.

• Một thùng.

• Một cuộn.

• Một cặp.

• Một kiện.

Nếu sản phẩm được bán theo mét nhưng đóng theo cuộn, dữ liệu cần thể hiện rõ để tránh nhầm giữa đơn vị nhập kho và đơn vị bán.

Xác định xuất xứ và tiêu chuẩn sản phẩm

Thông tin xuất xứ cần được trình bày chính xác và tránh gây hiểu nhầm.

Doanh nghiệp cần phân biệt:

• Quốc gia của thương hiệu.

• Nơi sản xuất.

• Nơi lắp ráp.

• Đơn vị nhập khẩu.

• Nhà phân phối.

• Tiêu chuẩn áp dụng.

Không nên suy luận xuất xứ chỉ dựa trên tên thương hiệu.

Nếu sản phẩm có các tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc chứng nhận, có thể ghi rõ:

• Tên tiêu chuẩn.

• Mã tiêu chuẩn.

• Cơ quan cấp.

• Phạm vi áp dụng.

• Thời gian hiệu lực khi cần thiết.

Những thông tin này cần được kiểm tra từ catalogue, nhãn hàng, chứng từ hoặc tài liệu chính thức.

Xây dựng bộ hình ảnh sản phẩm đồng nhất

Hình ảnh cũng là một phần của dữ liệu sản phẩm và cần được quản lý theo quy chuẩn.

Một bộ hình có thể bao gồm:

• Ảnh chính diện.

• Ảnh tổng thể.

• Ảnh chi tiết.

• Ảnh bao bì.

• Ảnh kích thước.

• Ảnh phụ kiện đi kèm.

• Ảnh ứng dụng thực tế.

• Ảnh hướng dẫn sử dụng hoặc lắp đặt.

Ảnh đại diện cần thể hiện đúng sản phẩm và đúng phiên bản đang bán.

Không nên sử dụng ảnh của model gần giống hoặc hình đã chỉnh sửa làm thay đổi chi tiết sản phẩm.

Doanh nghiệp nên quy định:

• Tỷ lệ ảnh.

• Kích thước tối thiểu.

• Cách đặt tên file.

• Màu nền.

• Vị trí sản phẩm.

• Nội dung chữ được phép xuất hiện.

• Cách quản lý ảnh theo từng biến thể.

Bộ hình nhất quán giúp website chuyên nghiệp hơn và thuận tiện khi đồng bộ sang các kênh khác.

Viết mô tả sản phẩm có cấu trúc

Mô tả sản phẩm không nên chỉ gồm một đoạn văn dài hoặc sao chép nguyên nội dung từ catalogue.

Nội dung có thể được chia thành các phần như:

• Giới thiệu sản phẩm.

• Đặc điểm nổi bật.

• Thông số kỹ thuật.

• Công dụng.

• Ứng dụng.

• Hướng dẫn sử dụng.

• Hướng dẫn lắp đặt.

• Quy cách đóng gói.

• Lưu ý khi sử dụng.

Cấu trúc cần phù hợp với từng loại sản phẩm.

Ví dụ, vật tư xây dựng cần chú trọng thông số, điều kiện thi công và định mức. Thiết bị điện cần làm rõ công suất, điện áp và yêu cầu lắp đặt. Dụng cụ cầm tay cần thể hiện kích thước, vật liệu và phạm vi sử dụng.

Nội dung cần rõ ràng, đúng thực tế và không đưa ra những cam kết không có cơ sở.

Quản lý phụ kiện đi kèm

Khách hàng cần biết chính xác trong hộp sản phẩm có những gì.

Dữ liệu nên ghi rõ:

• Sản phẩm chính.

• Phụ kiện đi kèm.

• Pin hoặc bộ sạc có kèm hay không.

• Dây nguồn.

• Đầu nối.

• Vít và phụ kiện lắp đặt.

• Hướng dẫn sử dụng.

• Hộp đựng.

• Những bộ phận phải mua riêng.

Không nên sử dụng hình minh họa có nhiều phụ kiện nhưng không giải thích phụ kiện nào được bán kèm.

Đây là nguyên nhân phổ biến dẫn đến hiểu nhầm và khiếu nại sau khi nhận hàng.

Ghi rõ khả năng tương thích

Với phụ kiện, linh kiện và sản phẩm thay thế, khả năng tương thích là thông tin rất quan trọng.

Doanh nghiệp cần xác định:

• Phù hợp với model nào.

• Dùng cho kích thước nào.

• Tương thích với tiêu chuẩn kết nối nào.

• Có thể thay thế cho mã sản phẩm nào.

• Có yêu cầu điện áp hoặc công suất không.

• Có cần thêm phụ kiện chuyển đổi không.

Không nên chỉ ghi “dùng được cho nhiều loại máy” nếu chưa có danh sách hoặc điều kiện cụ thể.

Thông tin tương thích rõ ràng giúp giảm nguy cơ khách hàng mua sai sản phẩm.

Phân biệt dữ liệu cố định và dữ liệu thay đổi

Không phải mọi thông tin sản phẩm đều có mức độ ổn định giống nhau.

Dữ liệu cố định có thể gồm:

• Tên sản phẩm.

• Mã model.

• Thông số kỹ thuật.

• Kích thước.

• Chất liệu.

• Công dụng.

• Quy cách của nhà sản xuất.

Dữ liệu thường xuyên thay đổi có thể gồm:

• Tình trạng tồn kho.

• Thời gian giao hàng.

• Khu vực cung ứng.

• Giá bán.

• Chương trình ưu đãi.

• Nhà cung cấp hiện tại.

Doanh nghiệp cần tách hai nhóm dữ liệu này để tránh việc cập nhật một nội dung làm ảnh hưởng đến thông tin khác.

Các dữ liệu thay đổi thường xuyên nên được quản lý bằng hệ thống thay vì nhập trực tiếp vào phần mô tả.

Kiểm tra tính chính xác trước khi đăng

Trước khi sản phẩm được công khai, doanh nghiệp nên có quy trình kiểm tra.

Các nội dung cần đối chiếu gồm:

• Tên sản phẩm.

• Thương hiệu.

• Mã hàng.

• Hình ảnh.

• Thông số.

• Kích thước.

• Màu sắc.

• Chất liệu.

• Phụ kiện đi kèm.

• Quy cách đóng gói.

• Phân loại.

• Khả năng tương thích.

Nguồn kiểm tra có thể là:

• Catalogue chính thức.

• Bao bì sản phẩm.

• Tem nhãn.

• Website của nhà sản xuất.

• Tài liệu từ nhà phân phối.

• Kiểm tra trực tiếp sản phẩm.

• Chứng từ nhập hàng.

Không nên sao chép thông tin từ một cửa hàng khác mà không kiểm chứng, vì nội dung đó có thể đã sai hoặc thuộc một phiên bản khác.

Thiết lập quy trình cập nhật dữ liệu

Dữ liệu sản phẩm không phải là nội dung chỉ nhập một lần rồi sử dụng mãi mãi.

Nhà sản xuất có thể thay đổi bao bì, thông số, model, xuất xứ hoặc quy cách. Doanh nghiệp cũng có thể thay đổi nhà cung cấp, cách phân loại và phương thức bán hàng.

Vì vậy, cần có quy trình:

• Ghi nhận thay đổi.

• Xác minh nguồn thông tin.

• Cập nhật dữ liệu gốc.

• Đồng bộ sang các kênh bán hàng.

• Kiểm tra sau khi cập nhật.

• Lưu lịch sử thay đổi khi cần thiết.

Doanh nghiệp cũng nên quy định ai có quyền sửa dữ liệu và ai chịu trách nhiệm phê duyệt.

Việc để nhiều nhân viên tự do chỉnh sửa mà không có quy chuẩn có thể khiến thông tin ngày càng thiếu nhất quán.

Xây dựng một nguồn dữ liệu sản phẩm trung tâm

Khi doanh nghiệp bán hàng trên website, mạng xã hội, sàn thương mại điện tử và tại cửa hàng, việc quản lý từng nơi riêng biệt sẽ rất khó kiểm soát.

Doanh nghiệp nên xây dựng một nguồn dữ liệu trung tâm, trong đó mỗi sản phẩm có một hồ sơ đầy đủ.

Nguồn dữ liệu này có thể phục vụ cho:

• Website.

• Gian hàng thương mại điện tử.

• Báo giá.

• Catalogue.

• Hệ thống quản lý kho.

• Phần mềm bán hàng.

• Nội dung mạng xã hội.

• Nhân viên tư vấn.

• Hoạt động quảng cáo.

Khi có thay đổi, doanh nghiệp cập nhật tại nguồn chính rồi đồng bộ sang các kênh khác.

Điều này giúp giảm công việc nhập liệu lặp lại và hạn chế tình trạng mỗi kênh sử dụng một phiên bản thông tin khác nhau.

Dữ liệu chuẩn giúp doanh nghiệp mở rộng dễ dàng hơn

Khi số lượng sản phẩm còn ít, doanh nghiệp có thể quản lý bằng kinh nghiệm của nhân viên. Tuy nhiên, cách làm này sẽ nhanh chóng bộc lộ hạn chế khi số lượng sản phẩm, nhân sự và kênh bán hàng tăng lên.

Dữ liệu được chuẩn hóa giúp doanh nghiệp:

• Tìm kiếm sản phẩm nhanh hơn.

• Đào tạo nhân viên thuận tiện hơn.

• Hạn chế tư vấn sai.

• Đồng bộ nhiều kênh bán hàng.

• Quản lý tồn kho chính xác hơn.

• Xây dựng bộ lọc và công cụ so sánh.

• Tạo nội dung nhanh hơn.

• Phân tích nhóm sản phẩm hiệu quả.

• Chuẩn bị cho việc tự động hóa.

Chuẩn hóa dữ liệu không chỉ là công việc của bộ phận nhập liệu. Đây là một phần quan trọng trong quá trình xây dựng hệ thống vận hành lâu dài.

1Ecom hướng đến xây dựng dữ liệu có cấu trúc

1Ecom phát triển các nền tảng chuyên biệt theo từng lĩnh vực, trong đó dữ liệu sản phẩm, dịch vụ, doanh nghiệp và địa điểm được tổ chức theo cấu trúc rõ ràng.

Việc chuẩn hóa dữ liệu giúp người dùng:

• Tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn.

• So sánh các lựa chọn phù hợp.

• Hiểu rõ đặc điểm sản phẩm.

• Hạn chế mua nhầm.

• Tiếp cận đúng cửa hàng và nhà cung cấp.

Đối với doanh nghiệp, dữ liệu đầy đủ và nhất quán giúp tăng khả năng xuất hiện trên môi trường số, hỗ trợ hoạt động bán hàng và tạo nền tảng cho việc mở rộng sang nhiều kênh.

Một sản phẩm có dữ liệu tốt không chỉ dễ bán hơn mà còn dễ quản lý, dễ tìm kiếm và dễ phát triển nội dung lâu dài.

Chuẩn hóa dữ liệu sản phẩm vì vậy cần được xem là một bước đầu tư quan trọng trong quá trình chuyển đổi số và phát triển kinh doanh của doanh nghiệp.